Как распечатать презентацию PowerPoint с заметками и без

2 сентября 2026 г.

В PowerPoint одну презентацию можно напечатать несколькими способами: по одному слайду на страницу, вместе с заметками докладчика или как компактные выдачи с несколькими слайдами на листе. Поэтому перед печатью сначала определяют, кому предназначен экземпляр и какое содержимое должно попасть на бумагу.

Возьмем пример: презентация содержит 12 слайдов. Для 10 слушателей нужны выдачи по 3 слайда на страницу, а докладчику отдельно требуется экземпляр с его заметками. Эти два документа печатаются в разных режимах и не должны рассчитываться как один тираж.

Слайды, заметки и выдачи решают разные задачи

В настольной версии PowerPoint для Windows откройте Файл → Печать, выберите физический принтер, количество копий и нужный диапазон слайдов. Затем в настройках макета определяется, что именно окажется на странице.

Full Page Slides печатает по одному слайду на страницу. Такой вариант подходит, когда нужен максимально крупный слайд или отдельные листы презентации.

Notes Pages печатает слайд вместе с заметками докладчика. Это именно авторские заметки из области заметок презентации, а не комментарии рецензирования.

Handouts предназначены для выдач аудитории и позволяют разместить несколько слайдов на странице. Вариант с тремя слайдами дополнительно содержит рядом пустые линии для записей. Эти линии не являются заметками докладчика.

Поэтому для нашего примера слушателям выбираем Handouts с 3 слайдами на странице, а для экземпляра докладчика отдельно используем Notes Pages.

Сначала проверьте содержимое, которое получит аудитория

До тиража просмотрите все 12 исходных слайдов и убедитесь, что в выбранный диапазон не попало то, что не предназначено для раздачи.

Особенно важно проверить скрытые слайды и заметки докладчика. Выбор режима Handouts не удаляет их из исходного файла, а Notes Pages, наоборот, предназначен для вывода заметок на печать. Если в заметках есть служебные формулировки или информация только для выступающего, экземпляр Notes Pages не следует автоматически использовать как раздаточный.

Комментарии рецензирования также не нужно путать с заметками к слайду: это разные элементы презентации.

Три слайда на страницу нужно проверить на читаемость

В нашем примере 12 слайдов при режиме Handouts по 3 слайда дают 4 печатные страницы на один полный комплект:

12 ÷ 3 = 4 страницы.

Если печать односторонняя и требуется 10 одинаковых комплектов, понадобится 40 физических листов A4:

4 × 10 = 40 листов.

Но математически удобная раскладка не гарантирует, что содержимое останется читаемым. Мелкий текст, подписи диаграмм и детали изображений при уменьшении могут стать слишком маленькими.

Перед тиражом напечатайте один полный комплект из четырех страниц и проверьте его физически. Если он годный и входит в требуемые 10 комплектов, после проверки нужно допечатать еще 9, а не 10.

Если три слайда на странице читаются плохо, выберите менее плотную выдачу. Не стоит сохранять компактный макет только ради меньшего числа листов.

Отдельно проверьте графики и цветовые различия

Презентация, хорошо читаемая на цветном экране, может выглядеть иначе на монохромной печати. Например, два сектора диаграммы разных цветов могут стать визуально слишком похожими.

Поэтому контрольный экземпляр оценивают в том режиме, в котором будет выполнен реальный тираж. Не следует считать чёрно-белую печать и оттенки серого автоматически равнозначными вариантами для любого слайда.

Если смысл графика определяется только цветом, до тиража проверьте, сохраняется ли различие элементов на бумаге. При необходимости исходную презентацию нужно адаптировать, например добавить подписи или другие различимые признаки.

Диапазон задается по номерам исходных слайдов

Если нужны не все 12 слайдов, в настройках печати задайте конкретный диапазон.

Например, для слайдов 3–8 выбираются шесть исходных слайдов:

3, 4, 5, 6, 7, 8.

При выдаче по 3 слайда на страницу они займут две печатные страницы.

Важно не путать номер исходного слайда с номером физической страницы выдачи. Слайд 3 не означает третью страницу бумаги: при компактной раскладке он может находиться на первой печатной странице выбранного диапазона.

В предварительном просмотре проверьте первый и последний слайд диапазона, количество получившихся страниц и их порядок.

Не включайте второй режим нескольких страниц в драйвере

Если в PowerPoint уже выбраны Handouts по 3 слайда на страницу, не нужно дополнительно задавать в драйвере принтера еще одно размещение нескольких страниц на одном листе.

PowerPoint уже формирует нужную выдачу. Второе уменьшение со стороны драйвера может сделать элементы слишком мелкими или изменить ожидаемую раскладку.

То же относится к Full Page Slides и Notes Pages: сначала определите макет в PowerPoint, а настройки самого принтера используйте для поддерживаемых параметров печати, а не для повторного формирования выдачи.

Заметки докладчика проверяйте отдельным экземпляром

Для экземпляра выступающего выберите Notes Pages и сначала напечатайте небольшой контрольный диапазон.

Если к отдельным слайдам добавлены длинные заметки, нельзя заранее считать, что весь текст автоматически поместится на странице без проблем. Проверьте конец заметок, переносы и наличие всего нужного текста на физическом отпечатке или в предварительном результате.

Для нашей презентации экземпляр с Notes Pages рассчитывается отдельно от 10 слушательских комплектов. Его листы не входят в расчет 40 листов для выдач.

Если нужен PDF, сначала сформируйте нужный макет

Иногда презентацию нужно сначала передать в PDF, а печатать уже на другом устройстве. В этом случае важно сохранить именно тот вид, который нужен пользователю.

Обычный экспорт слайдов в PDF не обязательно создаст выдачу с тремя слайдами на странице или страницы с заметками докладчика. Если требуется такой макет, сначала сформируйте его через соответствующий процесс печати или сохранения, а затем снова откройте полученный PDF и проверьте страницы.

После проверки выдачи или страниц заметок в PDF убедитесь, что в файле сохранены нужный макет, диапазон и заметки. Если печатать его планируется с телефона, используйте подходящий способ печати PDF с телефона на A4-принтере.

Финальная проверка перед тиражом

Для нашего примера контроль проходит в такой последовательности:

Выбрать физический принтер и один экземпляр. Для аудитории установить Handouts по 3 слайда на страницу.
Проверить диапазон. Для полного набора это слайды 1–12.
Просмотреть предварительный результат. Должно получиться 4 страницы выдачи.
Напечатать один полный комплект. Проверить текст, графики, порядок и читаемость.
Засчитать годный образец в тираж. Для 10 комплектов после него допечатать еще 9.
Отдельно подготовить Notes Pages для докладчика. Проверить, что заметки действительно относятся к нужным слайдам и не обрезаны.